6 dicas de como se organizar no trabalho

Processed with VSCOcam with hb1 preset

Eu não sei vocês, mas eu sofro muuuito quando sinto que meu dia-a-dia está desorganizado. Me sinto produzindo bem menos do que deveria, as tarefas ficam sempre encavaladas e eu acabo fazendo tudo rápido pra tirar do caminho, e nós sabemos que isso é péssimo, tanto na vida profissional quanto na pessoal, né? Fora que chega no fim do dia, e você lembra de várias coisas que esqueceu de fazer, tem que fazer tudo na correria e nunca dá conta de nada.

Pensando nisso, comecei a fazer pequenas mudanças no meu dia-a-dia que estão fazendo a diferença e ajudando a me manter mais organizada nas tarefas, de casa e do trabalho. Então vou compartilhar essas dicas com vocês, porque sempre rola uma discussão, ou alguma sugestão a mais pra otimizar o dia de todo mundo 🙂

Faça uma lista e defina prioridades:

large (1) - Cópia

Anote num papel, num documento do word, no celular, não interessa. Mas de manhã, assim que acordar ou que chegar ao trabalho, ou ainda na noite anterior, faça uma lista de todas as coisas do seu dia, em grau de importância. E depois avalie a prioridade de cada uma das coisas, tem alguma dessas tarefas que pode ficar para depois? Anote isso e a partir daí comece a focar no que é importante e urgente. Assim que concluir as tarefas, risque da lista e parta para a próxima. É legal também definir quanto tempo você vai levar nas tarefas, para conseguir avaliar se vai dar conta de tudo.

Desabilite as notificações de redes sociais (pelo menos por um tempo)

large (2) - Cópia

Está executando uma tarefa muito importante que não pode ter distração? Desabilite tudo, feche as abas de redes sociais e deixe pra responder só depois que terminar. Isso é uma lição que eu tenho tentado levar pra mim. Eu trabalho com redes sociais e sou a louca da notificação, se vejo já quero responder. Quando tenho algo importante pra fazer eu fecho tudo que seja meu e deixo abertas só as contas dos clientes. Quando eu termino aí vou ver o que tá rolando, respondo mensagens, dou um scroll na página, etc. Sério, parece idiota mas isso faz uma puta diferença. No começo eu até guardava meu celular na gaveta que é pra não cair na tentação hahahah.

Anote recados e lembretes em post-its, ou faça lembretes no celular

large (3) - Cópia

Essa é bem idiota, mas faz diferença. Como eu faço muuuuitas coisas ao longo do dia, às vezes alguém liga e pede pra deixar recado e eu simplesmente esqueço de passar pra pessoa. Ou então, tenho que responder um e-mail ou ligar para alguém até tal hora e esqueço, essas coisas que com a idade vão ficando piores hahahaha. Enfim, o post-it me ajuda muuuito, eu gosto de ter algo visual na minha frente, mas se você não é do papel, pode anotar como lembrete no celular e até colocar um horário pra ele te avisar.

Tem muitos aplicativos que fazem isso também, tipo o Wunderlist, ele é uma lista de lembretes de afazeres, é ótimo também para a lista, que eu disse lá no começo 🙂

Comece pelo mais difícil, e não morra se algo não der certo naquela hora

É aquela dica que os professores davam quando a gente ia fazer vestibular: comece pela tarefa mais difícil, porque se der alguma bosta, é mais fácil de corrigir a tempo. Além do que, de manhã sua cabeça está descansada e você vai conseguir focar melhor nessa tarefa. E uma dica importante que eu tô levando para a vida: se não deu certo, se tá difícil, levanta e vai tomar um ar, um café, fazer um número 2, etc. Mas saia da frente do computador e vá se distrair um pouco para o foco voltar. Quando você voltar, a solução que você tava procurando vai aparecer de uma forma que quando você tava de cabeça quente parecia impossível.

Visualize suas tarefas: o que está feito, o que está correndo, o que falta fazer

Esse item é parecido com a lista, lá do começo, mas é mais que um check que afazeres. Tem coisas que você concluiu aquele dia, mas no dia seguinte tem mais uma etapa, ou que você depende de alguém para concluir. Então, fazer um status no fim do dia de tudo o que foi feito, do que ainda tem pra fazer, do que você fez sua parte mas ainda está em aberto é ótimo. Assim, você não se perde em datas e quando alguém te perguntar como está o status do seu trabalho, você sabe o que dizer. Tem um aplicativo que eu uso que é ótimo, chama Trello, que é um gerenciador de projetos, onde você pode gerenciar sozinho ou dividir com outras pessoas que trabalham com você, para que todo mundo saiba o que todo mundo tá fazendo, e que você pode colocar o status das suas tarefas. Eu uso sozinha, mas em equipe funciona muito bem também.

Relax and focus

Um dos grandes inimigos da organização é a falta de foco. Mas para focar, você precisa estar relaxado, qualquer stress ou ansiedade vai desviar seu foco na hora e você não vai conseguir fazer mais nada. Como eu disse lá em cima: deu merda? Levanta e vai tomar uma água, tentar pensar em outra coisa, ver um vídeo engraçado no Youtube (se bem que eu prefiro mais sair de frente do pc nessas horas), etc. E quando voltar, tenta liberar os pensamentos ansiosos e assim o foco vai vir.

Eu adoro trabalhar ouvindo música, então pra mim isso é um santo remédio para o foco. Eu não tenho músicas para focar, gosto de ouvir músicas de artistas que eu curto mesmo, cada dia um ritmo diferente. Mas se você tem dificuldade, tem muitas playlists bacanas no Spotify de músicas relaxantes para focar. Inclusive escrevi esse post ouvindo essa aqui, que é muito boa:

 

No fim, não tem segredo nem receita de bolo, cada pessoa consegue se organizar de um jeito, mas acredito que essas dicas sejam universais e funcionem com a maioria das pessoas. Espero que ajude vocês como tem me ajudado, e que o nosso dia-a-dia, no trabalho, na escola ou em casa seja cada vez mais produtivo e leve, em todos os sentidos!

Quais as dicas de vocês?

Beijos

Ana Paula de Almeida

24 anos, jornalista, apaixonada por moda, redes sociais, Netflix e playlists do Spotify. Caipira morando na cidade grande e que ainda pega ônibus errado